Garantie claim mail: voorbeeld om direct te gebruiken
Een goede claimmail is kort, helder en bevat de juiste verwijzingen naar de wet. Hieronder een sjabloon dat je kunt kopiëren en aanpassen — plus uitleg waarom elk onderdeel erin staat.
Het sjabloon
Kopieer onderstaande tekst en vervang de schuingedrukte stukken door je eigen gegevens.
Onderwerp: Garantieclaim — [productnaam], aankoop [datum]
Geachte heer/mevrouw,
Op [datum aankoop] heb ik bij u [productnaam, eventueel met model/serienummer] gekocht voor [bedrag]. Het ordernummer of bonnummer is [nummer, indien bekend]. Als bewijs voeg ik [de bon / het bankafschrift / de e-mailbevestiging] bij.
Sinds [datum waarop probleem ontstond] heeft het product een gebrek: [korte, feitelijke beschrijving van het probleem]. Dit gebrek valt naar mijn oordeel onder de wettelijke conformiteitseis (artikel 7:17 en 7:18 BW): het product voldoet niet aan wat ik redelijkerwijs mocht verwachten van een product van deze prijs en categorie.
Op grond van mijn wettelijke rechten verzoek ik u om [kosteloos herstel / vervanging door een vergelijkbaar product / ontbinding van de koop en terugbetaling].
Ik ontvang graag binnen 14 dagen een reactie. Bij uitblijven daarvan zal ik mij wenden tot De Geschillencommissie en het Juridisch Loket.
Met vriendelijke groet, [Naam] [Adres] [Telefoonnummer]
Waarom elk onderdeel erin staat
- Productnaam + datum + bedrag. De winkel moet kunnen vaststellen dat je het daar hebt gekocht. Hoe specifieker, hoe sneller een antwoord.
- Verwijzing naar bewijs. Ook als je geen bon hebt: een bankafschrift volstaat meestal. Lees meer over claimen zonder bon.
- Verwijzing naar artikel 7:17 en 7:18 BW. Dit is de wettelijke conformiteitseis: het product moet zijn wat je ervan mag verwachten. Veel winkels geven sneller toe als ze zien dat je je rechten kent.
- Concreet verzoek. Vraag specifiek wat je wilt: herstel, vervanging of terugbetaling. "Iets doen" is te vaag.
- Termijn van 14 dagen. Niet wettelijk verplicht, maar wel redelijk. Zonder termijn kan een winkel het eindeloos uitstellen.
- Aankondiging van vervolgstappen. Het noemen van De Geschillencommissie en het Juridisch Loket zorgt vaak voor extra snelheid in de behandeling.
Wat je beter níet doet
- Geen emoties of dreigementen. "Ik zal u op social media zwart maken" haalt niets uit en kan je positie verzwakken.
- Geen vage taal. "Het werkt niet goed" is zwakker dan "Het apparaat schakelt elke 5 minuten uit sinds gebruik #15".
- Geen oude e-mails of WhatsApps doorsturen. Begin met een schone, formele mail — dan heb je later een duidelijk dossier.
- Niet bellen alleen. Telefoongesprekken laten geen bewijs achter. Bel gerust, maar zorg dat alles ook op de mail staat.
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een garantie-claim mail staan?
Vier dingen: wat je hebt gekocht (productnaam + datum), wat het probleem is, welk bewijs je hebt (bon, bankafschrift, e-mailbevestiging) en wat je vraagt (reparatie, vervanging of geld terug). Verwijs naar artikel 7:18 BW als de winkel terughoudend is.
Naar welk e-mailadres moet ik mijn garantie-claim sturen?
Bij voorkeur het klantenservice-adres van de winkel waar je hebt gekocht (vaak op de bon of in het 'Contact'-deel van de website). Vermijd algemene info-adressen — die worden vaak niet gevolgd voor klachten.
Hoe lang mag de winkel doen over een antwoord?
Er is geen wettelijke termijn maar 14 dagen is gebruikelijk en redelijk. Krijg je daarna nog geen reactie, stuur dan een herinnering en geef een definitieve termijn van bijvoorbeeld 7 dagen voor je opschaalt naar De Geschillencommissie.
Wat als de winkel mijn claim afwijst?
Vraag schriftelijke onderbouwing van de afwijzing. Werkt de winkel niet mee, dan kun je gratis advies vragen bij het Juridisch Loket of een klacht indienen bij De Geschillencommissie.
Reciro bewaart je bonnen automatisch
Foto van de bon, klaar — de app onthoudt de garantietermijn en stuurt op tijd een seintje. Geen advertenties, EU-server, jouw data blijft van jou.